OD CZEGO ZACZĄĆ? PIERWSZE KROKI WE WDRAŻANIU METODYKI ZARZĄDZANIA PROJEKTOWEGO W INSTYTUCJI PUBLICZNEJ

W trakcie spotkania w dniu 10 czerwca br. zaprezentowane zostaną doświadczenia z budowy kultury organizacyjnej, wspierającej podejście projektowe w Ministerstwie Rolnictwa oraz dobre praktyki w organizacji biura zarządzania projektami w Ministerstwie Finansów. Zapraszamy także do dyskusji panelowej: Jak efektywnie wdrażać podejście projektowe w instytucji publicznej? W trakcie miniwarsztatów uczestnicy będą mogli  poznać wybrane narzędzia zarządzania projektowego, poszerzyć swoją wiedzę oraz umiejętności w zakresie definiowania projektów, analizy interesariuszy oraz wyzwań z jakimi na co dzień mierzy się biuro zarządzania projektami. 

Sesja plenarna FZP będzie nagrywana w celach dokumentacji działań projektowych. Nagranie będzie wykorzystywane przez KSAP w celach informacyjnych i promocji projektu FZP oraz działalności KSAP.

ADRESAT WYDARZENIA

Wydarzenie adresowane jest do:

  • liderów i menedżerów zarządzających projektami w instytucjach publicznych,
  • osób odpowiedzialnych za wdrażanie podejścia projektowego w administracji rządowej oraz samorządowej,
  • przedstawicieli instytucji publicznych zainteresowanych metodyką zarządzania projektowego, w szczególności przedstawiciel jednostek zarządzania programami, portfelami oraz projektami.

PROGRAM

9:50 – 10:00 Logowanie (MS Teams)

10:00 – 10:05 Otwarcie, dr Wojciech Federczyk, Dyrektor KSAP

10:05 – 10:55 Prezentacje

Znaczenie kultury organizacji we wdrażaniu podejścia projektowego w administracji publicznej

Wanda Klepacka, Zastępca Dyrektora, Departament Strategii i Rozwoju, Ministerstwo Rolnictwa i Rozwoju Wsi

Jak zorganizować PMO w administracji – dobre praktyki z Ministerstwa Finansów

Anna Zbroniec-Kwiatkowska, Naczelnik Wydziału, Departament Zarządzania Strategicznego, Ministerstwo Finansów

10:55 – 11:50 Panel dyskusyjny

Jak efektywnie wdrażać podejście projektowe w instytucji publicznej?

  • Beata Kucharska, Dyrektor Departamentu Strategii i Kontrolingu, Zakład Ubezpieczeń Społecznych
  • Marcin Opas, Dyrektor Generalny, International Project Management Association Polska
  • Ryszard Porębski, Dyrektor, Departament Zarządzania Strategicznego, Ministerstwo Finansów
  • dr Maria Szymborska, Rządowe Biuro Zarządzania Projektami, Kancelaria Prezesa Rady Ministrów

Moderator, Katarzyna Woś, Kierownik OWAP KSAP

11:50 – 12:00 Zarządzanie projektami – wsparcie ze strony KSAP

Sylwia Ojdym, Zastępca Dyrektora KSAP

12:00 – 12:30 Przerwa

12:30 – 15:00 Warsztaty

WARSZTATY

Miniwarsztat 1: Uzasadnienie społeczno-ekonomiczne + karta projektu – czyli jak dobrze zdefiniować projekt?

Krzysztof Witkowski, konsultant, trener i autor programów szkoleniowych dotyczących zarządzania projektami

Miniwarsztat 2: Analiza interesariuszy – po co i jak to zrobić dobrze?

Marcin Opas, Dyrektor Generalny IPMA Polska

Miniwarsztat 3: Przyzwyczajenia urzędnicze, a zarządzanie projektowe. Na jakie przeszkody napotyka Biuro Projektowe w swojej codziennej pracy i czy jest skazane na bycie samotną wyspą?

Wanda Klepacka, Zastępca Dyrektora, Departament Strategii i Rozwoju, Ministerstwo Rolnictwa i Rozwoju Wsi

ZGŁOSZENIA

Zgłoszenia na spotkanie i warsztaty przyjmujemy do 7 czerwca br., za pośrednictwem formularza rejestracyjnego. Link do formularza.

Liczba miejsc na miniwarsztatach jest ograniczona. Limit na każdy warsztat to 20 osób. Pierwszych 20 osób zarejestrowanych na każdym warsztacie otrzyma potwierdzenie udziału w warsztacie. Prosimy, aby rejestrować się tylko na jeden warsztat.

Udział w spotkaniu i miniwarsztatach jest bezpłatny.

KONTAKT

Wszelkich informacji na temat spotkania udziela dr Marcin Sakowicz: 22 60 80 120, fzp@ksap.gov.pl.

 

PRELEGENCI, PANELIŚCI, TRENERZY PROWADZĄCY MINIWARSZTATY

PRELEGENCI

Wanda Klepacka

Zastępca dyrektora Departamentu Strategii i Rozwoju Ministerstwa Rolnictwa i Rozwoju Wsi, od kilkunastu lat zajmuje się zawodowo analizą zmian społeczno-gospodarczych na obszarach wiejskich i w sektorze rolno-spożywczym pod kątem wyzwań rozwojowych oraz oceny efektów i programowania polityk publicznych finansowanych ze środków publicznych. Od niedawna przedstawiciel MRiRW w Fundacji Platforma Przemysłu Przyszłości oraz koordynator portfela projektów strategicznych w MRiRW

Anna Zbroniec- Kwiatkowska

Naczelnik Wydziału Zarządzania Portfelem Programów i Projektów w Ministerstwie Finansów, pełniącego rolę PMO. Absolwentka Uniwersytetu Warszawskiego na Wydziale Nauk Ekonomicznych oraz studiów podyplomowych na Wydziale Zarządzania w zakresie Rachunkowości i Podatków. Od ponad 17 lat związana z administracją publiczną. W latach 2003-2006 zbierała doświadczenie zawodowe w Mazowieckim Urzędzie Wojewódzkim, a następnie w Ministerstwie Finansów przy realizacji projektów informatycznych. Od 2017 roku zajmuje się wdrażaniem podejścia portfelowego w resorcie finansów. Systemowe rozwiązania w zakresie zarządzania portfelem programów i projektów Ministerstwa Finansów otrzymały w 2019 r.  nagrodę główną w konkursie PMO Award w kategorii Najszybciej rozwijające się PMO. Posiada certyfikaty Prince2, Prince2 Agile, P3O.

PANELIŚCI

Beata Kucharska

Finansista, projekt manager. Prowadziła projekty fuzji i przejęć dla kilku branż, wdrożenia strategii, specjalizowała się w wycenie przedsiębiorstw, modelach finansowych, analizach rozwoju firm, restrukturyzacji. Przygotowywała business plany dla spółek. Prowadziła kilkadziesiąt złożonych projektów, głównie w obszarach finansowych i reorganizacyjnych. Pracowała w radach nadzorczych różnych spółek i przez ponad 10 lat współzarządzała spółką audytorsko-konsultingową. W ZUS pracuje od 5 lat. Absolwentka Zarządzania oraz Finansów i Rachunkowości. Ukończyła kursy PRINCE2 Foundation & Practitioner, Akademię Mentoringu Korporacyjnego – MIND Partners oraz Clutterbuck Associates. Stawia na siłę pracy zespołu. Uważa, że prawdziwy manager to odwaga i profesjonalizm. Dąży do samorealizacji i skuteczności w osiąganiu celów. Ceni otwartość w relacjach. Postrzega projekt jako rodzaj transakcji, w której uczestnicy przejmują zobowiązania do zrealizowania rozliczanych celów i zadań w określonym czasie.

Marcin Opas

Doświadczony menedżer, konsultant i trener biznesu, głównie w obszarze zarządzania. Od stycznia 2019 r. pomaga w rozwoju stowarzyszenia International Project Management Association Polska pełniąc funkcję Dyrektora Generalnego. Do stycznia 2018 r. był Prezesem Zarządu spółki Danish Technological Institute Polska, będącej członkiem międzynarodowej grupy Danish Technological Institute – renomowanego instytutu badawczo-rozwojowego zajmującego się dostarczaniem wiedzy eksperckiej i innowacji produktowo-usługowych organizacjom na całym świecie. Dzięki jego umiejętnościom menedżerskim, w ciągu 19 lat działalności spółka ponad 500 krotnie pomnożyła swój kapitał obrotowy i stała się jednym z wiodących podmiotów branży szkoleniowo-doradczej w Polsce. Z powodzeniem łączył obowiązki zarządcze z bezpośrednią współpracą z klientami poprzez świadczenie usług doradczych oraz prowadzenie szkoleń i warsztatów, których uczestnikami było kilka tysięcy osób w Polsce i zagranicą. Od ponad 20 lat pasjonuje się obszarem zarządzania projektami i może się poszczycić ponad setką z powodzeniem zrealizowanych projektów, których budżety niejednokrotnie przekraczały dziesiątki milionów złotych. Jego umiejętności i osiągnięcia docenione zostały przez tak znaczące instytucje jak Europejski Bank Odbudowy i Rozwoju, Bank Światowy czy Amerykańską Agencję Rozwoju Międzynarodowego, na rzecz których pracował na Bałkanach, Ukrainie i w Stanach Zjednoczonych.  Pomimo swej niezwykle intensywnej aktywności zawodowej, nie zapomina o stałym doskonaleniu swoich umiejętności i podnoszeniu wiedzy. Jest doktorantem Akademii Leona Koźmińskiego, certyfikowanym Dyrektorem Portfela projektów IPMA na poziomie A, asesorem IPMA Polish Excellence Award, a także abiturientem Szkoły Trenerów Wszechnicy Uniwersytetu Jagiellońskiego.

Ryszard Porębski

Menedżer, PM, bankowiec, inżynier, urodził się w 1965 r. w Mińsku Mazowieckim. Ukończył studia na Wydziale Mechanicznym Energetyki i Lotnictwa (MEL) Politechniki Warszawskiej oraz studia podyplomowe z zakresu zarządzania projektami informatycznymi w Szkole Głównej Handlowej. Przez 6 lat pracował w przemyśle po czym ponad 22 lata w bankowości, a następnie 2,5 roku w sferze budżetowej. Od ponad 20 lat lat jest bezpośrednio zaangażowany w realizację projektów będących wynikiem wdrażania strategii biznesowej, projektów optymalizacyjnych czy wynikających ze zmian w powszechnie obowiązującym prawie. Ostatnie lata pracy to aktywny udział w rozwoju usług elektronicznych dla obywateli. Od 3 miesięcy zatrudniony w Ministerstwie Finansów na stanowisku dyrektora departamentu. Nadzoruje obszary strategii, portfela projektów i architektury korporacyjnej Ministerstwa Finansów oraz Krajowej Administracji Skarbowej.

Maria Szymborska

Doktor, socjolog, współtworzy Rządowe Biuro Monitorowania Projektów w Kancelarii Prezesa Rady Ministrów, które odpowiada za wdrażanie zarządzania projektowego w administracji publicznej. Koordynowała opracowywanie rekomendacji metodycznych KPRM dotyczących zarządzania projektami, programami i portfelami inicjatyw strategicznych. Wcześniej pracowała m.in. w Ministerstwie Rozwoju, dla Instytutu Europejskiej Sieci Pamięć i Solidarność oraz w zespole Centrum Wyzwań Społecznych UW, gdzie realizowała liczne badania i projekty na rzecz administracji rządowej i samorządowej.

MINIWARSZTATY

Miniwarsztat I: UZASADNIENIE SPOŁECZNO-EKONOMICZNE + KARTA PROJEKTU – CZYLI JAK DOBRZE ZDEFINIOWAĆ PROJEKT?

Niektórzy powiadają, że nie ważne jak się zaczyna – ważne jak się kończy. Niestety to powiedzenie nie sprawdza się w przypadku projektów. O ich przebiegu i realizacji decyduje niejednokrotnie właśnie początek projektu. Dla projektów bardziej właściwe wydaje się „pokaż mi jak zaczynasz, a powiem Ci jak skończysz”. Jednymi z pierwszych powstających dokumentów są: uzasadnienie społeczno-ekonomiczne (biznesowe), które pozwala zdefiniować projekt oraz karta projektu stanowiąca swego rodzaju umowę pomiędzy Przewodniczącym Komitetu Sterującego (Sponsorem) oraz Liderem projektu. Przewodniczący KS wpisuje do „umowy” cele projektu, a Lider deklaruje się, że je zrealizuje pod określonymi warunkami. Moi klienci w swoich metodykach stosują niewiele dokumentów, ale zawsze wśród jest zarówno uzasadnienie projektu, jak i karta projektu. W zależności od dojrzałości projektowej organizacji, kategorii projektu – różnią się zakresem czy dokładnością informacji. Nie ma „idealnego” szablonu, który można skopiować 1:1 między różnymi organizacjami czy firmami. Każda organizacja musi wypracować swój własny idealny wzorzec. Idealny będzie zresztą tylko na jakiś czas, przecież w miarę stosowania będzie wzrastać dojrzałość projektowa, a tym samym i oczekiwania od dokumentów, które mają pomagać w zarządzaniu projektem, a nie stanowić wyłącznie wymóg tej czy innej metodyki. Na wybranych przez uczestników przykładach projektów będziemy wypracowywać zakres i treść uzasadnienia społeczno-ekonomicznego oraz karty projektu. Dzięki temu każdy z uczestników będzie potrafił nie tylko zbudować szablony takich dokumentów, ale również je wypełnić w sposób użyteczny dla swojej organizacji, a jednocześnie bez nadmiernego zaangażowania czasowego.

Warsztat przeprowadzi:

Krzysztof Witkowski

Prezes Zarządu Universe-IBS sp. z o.o., specjalizującej się we wdrożeniach działających w praktyce metodyk zarządzania projektami, motywacyjnych systemów wynagrodzeń oraz wsparciu zespołów projektowych na etapie przygotowania i realizacji projektów. Brał udział w opracowaniu i wdrożeniu metodyk zarządzania projektami, programami i portfelami m.in. dla: LW Bogdanka SA, Jastrzębska Spółka Węglowa S.A., Urząd Miejski w Jaworznie, Polskie Sieci Elektroenergetyczne SA, Zakłady Mechaniczne w Tarnowie, Kancelaria Prezesa Rady Ministrów. Projekt wdrożenia systemu zarządzania projektami w GK JSW został zwycięzcą konkursu IPMA Polish Project Excellence Award 2018. Trener i autor programów szkoleń nt. różnych aspektów zarządzania. Prowadził kursy z różnych obszarów zarządzania projektami w łącznym wymiarze kilkunastu tysięcy godzin szkoleniowych. Asesor/Lead Asesor w światowej i polskiej edycji konkursu IPMA Project Excellence Award.

Miniwarsztat II: ANALIZA INTERESARIUSZY – PO CO I JAK TO ZROBIĆ DOBRZE?

Interesariusze projektu to wszyscy ludzie, którzy są zainteresowani projektem lub są w jakiś sposób przez niego ograniczani. Z punktu widzenia strategii zarządzania, lider i zespół najwięcej uwagi powinni jednak poświęcić użytkownikom produktu projektu, czyli osobom, którym będzie on służył. Analiza środowiska i interesariuszy projektu dostarcza wielu ważnych informacji osobom zarządzającym projektem. Mogą oni wykorzystać te kluczowe wiadomości jako podstawę do uwzględnienia czynników środowiskowych w sterowaniu projektem. W oparciu o wyciągnięte z analizy wnioski, Liderzy projektów mogą przyjąć różne strategie, za pomocą których mogą wpływać na kontekst projektu. Celem warsztatu jest przedstawienie podstawowych narzędzi wykorzystywanych w tej analizie oraz ich zastosowanie w oparciu o przykładowe studium przypadku.

Warsztat przeprowadzi:

Marcin Opas

Doświadczony menedżer, konsultant i trener biznesu, głównie w obszarze zarządzania. Od stycznia 2019 r. pomaga w rozwoju stowarzyszenia International Project Management Association Polska pełniąc funkcję Dyrektora Generalnego. Do stycznia 2018 r. był Prezesem Zarządu spółki Danish Technological Institute Polska, będącej członkiem międzynarodowej grupy Danish Technological Institute – renomowanego instytutu badawczo-rozwojowego zajmującego się dostarczaniem wiedzy eksperckiej i innowacji produktowo-usługowych organizacjom na całym świecie. Dzięki jego umiejętnościom menedżerskim, w ciągu 19 lat działalności spółka ponad 500 krotnie pomnożyła swój kapitał obrotowy i stała się jednym z wiodących podmiotów branży szkoleniowo-doradczej w Polsce. Z powodzeniem łączył obowiązki zarządcze z bezpośrednią współpracą z klientami poprzez świadczenie usług doradczych oraz prowadzenie szkoleń i warsztatów, których uczestnikami było kilka tysięcy osób w Polsce i zagranicą. Od ponad 20 lat pasjonuje się obszarem zarządzania projektami i może się poszczycić ponad setką z powodzeniem zrealizowanych projektów, których budżety niejednokrotnie przekraczały dziesiątki milionów złotych. Jego umiejętności i osiągnięcia docenione zostały przez tak znaczące instytucje jak Europejski Bank Odbudowy i Rozwoju, Bank Światowy czy Amerykańską Agencję Rozwoju Międzynarodowego, na rzecz których pracował na Bałkanach, Ukrainie i w Stanach Zjednoczonych.  Pomimo swej niezwykle intensywnej aktywności zawodowej, nie zapomina o stałym doskonaleniu swoich umiejętności i podnoszeniu wiedzy. Jest doktorantem Akademii Leona Koźmińskiego, certyfikowanym Dyrektorem Portfela projektów IPMA na poziomie A, asesorem IPMA Polish Excellence Award, a także abiturientem Szkoły Trenerów Wszechnicy Uniwersytetu Jagiellońskiego.

Miniwarsztat III: PRZYZWYCZAJENIA URZĘDNICZE, A ZARZĄDZANIE PROJEKTOWE. NA JAKIE PRZESZKODY NAPOTYKA BIURO PROJEKTOWE W SWOJEJ CODZIENNEJ PRACY I CZY JEST SKAZANE NA BYCIE SAMOTNĄ WYSPĄ?

Celem warsztatu jest znalezienie odpowiedzi na pytanie: jak kształtowania dojrzałość organizacji do powszechnego zastosowania metodyki projektowej i osiągać większą otwartość pracowników administracji na zmiany.

Warsztat poprowadzi:

Wanda Klepacka

Zastępca dyrektora Departamentu Strategii i Rozwoju Ministerstwa Rolnictwa i Rozwoju Wsi, od kilkunastu lat zajmuje się zawodowo analizą zmian społeczno-gospodarczych na obszarach wiejskich i w sektorze rolno-spożywczym pod kątem wyzwań rozwojowych oraz oceny efektów i programowania polityk publicznych finansowanych ze środków publicznych. Od niedawna przedstawiciel MRiRW w Fundacji Platforma Przemysłu Przyszłości oraz koordynator portfela projektów strategicznych w MRiRW