OD CZEGO ZACZĄĆ? PIERWSZE KROKI WE WDRAŻANIU METODYKI ZARZĄDZANIA PROJEKTOWEGO W INSTYTUCJI PUBLICZNEJ

9:50 – 10:00 Logowanie (MS Teams)

10:00 – 10:05 Otwarcie, dr Wojciech Federczyk, Dyrektor KSAP

10:05 – 10:55 Prezentacje

Znaczenie kultury organizacji we wdrażaniu podejścia projektowego w administracji publicznej

Wanda Klepacka, Zastępca Dyrektora, Departament Strategii i Rozwoju, Ministerstwo Rolnictwa i Rozwoju Wsi

Jak zorganizować PMO w administracji – dobre praktyki z Ministerstwa Finansów

Anna Zbroniec-Kwiatkowska, Naczelnik Wydziału, Departament Zarządzania Strategicznego, Ministerstwo Finansów

10:55 – 11:50 Panel dyskusyjny

Jak efektywnie wdrażać podejście projektowe w instytucji publicznej?

• Beata Kucharska, Dyrektor Departamentu Strategii i Kontrolingu, Zakład Ubezpieczeń Społecznych
• Marcin Opas, Dyrektor Generalny, International Project Management Association Polska
• Ryszard Porębski, Dyrektor, Departament Zarządzania Strategicznego, Ministerstwo Finansów
• dr Maria Szymborska, Rządowe Biuro Zarządzania Projektami, Kancelaria Prezesa Rady Ministrów

Moderator, Katarzyna Woś, Kierownik OWAP KSAP

11:50 – 12:00 Zarządzanie projektami – wsparcie ze strony KSAP

Sylwia Ojdym, Zastępca Dyrektora KSAP

12:00 – 12:30 Przerwa

12:30 – 15:00 Warsztaty

WARSZTATY

Miniwarsztat 1: Uzasadnienie społeczno-ekonomiczne + karta projektu – czyli jak dobrze zdefiniować projekt?

Krzysztof Witkowski, konsultant, trener i autor programów szkoleniowych dotyczących zarządzania projektami

Miniwarsztat 2: Analiza interesariuszy – po co i jak to zrobić dobrze?

Marcin Opas, Dyrektor Generalny IPMA Polska

Miniwarsztat 3: Przyzwyczajenia urzędnicze, a zarządzanie projektowe. Na jakie przeszkody napotyka Biuro Projektowe w swojej codziennej pracy i czy jest skazane na bycie samotną wyspą?

Wanda Klepacka, Zastępca Dyrektora, Departament Strategii i Rozwoju, Ministerstwo Rolnictwa i Rozwoju Wsi

Wanda Klepacka

Zastępca dyrektora Departamentu Strategii i Rozwoju Ministerstwa Rolnictwa i Rozwoju Wsi, od kilkunastu lat zajmuje się zawodowo analizą zmian społeczno-gospodarczych na obszarach wiejskich i w sektorze rolno-spożywczym pod kątem wyzwań rozwojowych oraz oceny efektów i programowania polityk publicznych finansowanych ze środków publicznych. Od niedawna przedstawiciel MRiRW w Fundacji Platforma Przemysłu Przyszłości oraz koordynator portfela projektów strategicznych w MRiRW

Anna Zbroniec- Kwiatkowska

Naczelnik Wydziału Zarządzania Portfelem Programów i Projektów w Ministerstwie Finansów, pełniącego rolę PMO. Absolwentka Uniwersytetu Warszawskiego na Wydziale Nauk Ekonomicznych oraz studiów podyplomowych na Wydziale Zarządzania w zakresie Rachunkowości i Podatków. Od ponad 17 lat związana z administracją publiczną. W latach 2003-2006 zbierała doświadczenie zawodowe w Mazowieckim Urzędzie Wojewódzkim, a następnie w Ministerstwie Finansów przy realizacji projektów informatycznych. Od 2017 roku zajmuje się wdrażaniem podejścia portfelowego w resorcie finansów. Systemowe rozwiązania w zakresie zarządzania portfelem programów i projektów Ministerstwa Finansów otrzymały w 2019 r.  nagrodę główną w konkursie PMO Award w kategorii Najszybciej rozwijające się PMO. Posiada certyfikaty Prince2, Prince2 Agile, P3O.

Beata Kucharska

Finansista, projekt manager. Prowadziła projekty fuzji i przejęć dla kilku branż, wdrożenia strategii, specjalizowała się w wycenie przedsiębiorstw, modelach finansowych, analizach rozwoju firm, restrukturyzacji. Przygotowywała business plany dla spółek. Prowadziła kilkadziesiąt złożonych projektów, głównie w obszarach finansowych i reorganizacyjnych. Pracowała w radach nadzorczych różnych spółek i przez ponad 10 lat współzarządzała spółką audytorsko-konsultingową. W ZUS pracuje od 5 lat. Absolwentka Zarządzania oraz Finansów i Rachunkowości. Ukończyła kursy PRINCE2 Foundation & Practitioner, Akademię Mentoringu Korporacyjnego – MIND Partners oraz Clutterbuck Associates. Stawia na siłę pracy zespołu. Uważa, że prawdziwy manager to odwaga i profesjonalizm. Dąży do samorealizacji i skuteczności w osiąganiu celów. Ceni otwartość w relacjach. Postrzega projekt jako rodzaj transakcji, w której uczestnicy przejmują zobowiązania do zrealizowania rozliczanych celów i zadań w określonym czasie.

Marcin Opas

Doświadczony menedżer, konsultant i trener biznesu, głównie w obszarze zarządzania. Od stycznia 2019 r. pomaga w rozwoju stowarzyszenia International Project Management Association Polska pełniąc funkcję Dyrektora Generalnego. Do stycznia 2018 r. był Prezesem Zarządu spółki Danish Technological Institute Polska, będącej członkiem międzynarodowej grupy Danish Technological Institute – renomowanego instytutu badawczo-rozwojowego zajmującego się dostarczaniem wiedzy eksperckiej i innowacji produktowo-usługowych organizacjom na całym świecie. Dzięki jego umiejętnościom menedżerskim, w ciągu 19 lat działalności spółka ponad 500 krotnie pomnożyła swój kapitał obrotowy i stała się jednym z wiodących podmiotów branży szkoleniowo-doradczej w Polsce. Z powodzeniem łączył obowiązki zarządcze z bezpośrednią współpracą z klientami poprzez świadczenie usług doradczych oraz prowadzenie szkoleń i warsztatów, których uczestnikami było kilka tysięcy osób w Polsce i zagranicą. Od ponad 20 lat pasjonuje się obszarem zarządzania projektami i może się poszczycić ponad setką z powodzeniem zrealizowanych projektów, których budżety niejednokrotnie przekraczały dziesiątki milionów złotych. Jego umiejętności i osiągnięcia docenione zostały przez tak znaczące instytucje jak Europejski Bank Odbudowy i Rozwoju, Bank Światowy czy Amerykańską Agencję Rozwoju Międzynarodowego, na rzecz których pracował na Bałkanach, Ukrainie i w Stanach Zjednoczonych.  Pomimo swej niezwykle intensywnej aktywności zawodowej, nie zapomina o stałym doskonaleniu swoich umiejętności i podnoszeniu wiedzy. Jest doktorantem Akademii Leona Koźmińskiego, certyfikowanym Dyrektorem Portfela projektów IPMA na poziomie A, asesorem IPMA Polish Excellence Award, a także abiturientem Szkoły Trenerów Wszechnicy Uniwersytetu Jagiellońskiego.

Ryszard Porębski

Menedżer, PM, bankowiec, inżynier, urodził się w 1965 r. w Mińsku Mazowieckim. Ukończył studia na Wydziale Mechanicznym Energetyki i Lotnictwa (MEL) Politechniki Warszawskiej oraz studia podyplomowe z zakresu zarządzania projektami informatycznymi w Szkole Głównej Handlowej. Przez 6 lat pracował w przemyśle po czym ponad 22 lata w bankowości, a następnie 2,5 roku w sferze budżetowej. Od ponad 20 lat lat jest bezpośrednio zaangażowany w realizację projektów będących wynikiem wdrażania strategii biznesowej, projektów optymalizacyjnych czy wynikających ze zmian w powszechnie obowiązującym prawie. Ostatnie lata pracy to aktywny udział w rozwoju usług elektronicznych dla obywateli. Od 3 miesięcy zatrudniony w Ministerstwie Finansów na stanowisku dyrektora departamentu. Nadzoruje obszary strategii, portfela projektów i architektury korporacyjnej Ministerstwa Finansów oraz Krajowej Administracji Skarbowej.

Maria Szymborska

Doktor, socjolog, współtworzy Rządowe Biuro Monitorowania Projektów w Kancelarii Prezesa Rady Ministrów, które odpowiada za wdrażanie zarządzania projektowego w administracji publicznej. Koordynowała opracowywanie rekomendacji metodycznych KPRM dotyczących zarządzania projektami, programami i portfelami inicjatyw strategicznych. Wcześniej pracowała m.in. w Ministerstwie Rozwoju, dla Instytutu Europejskiej Sieci Pamięć i Solidarność oraz w zespole Centrum Wyzwań Społecznych UW, gdzie realizowała liczne badania i projekty na rzecz administracji rządowej i samorządowej.

Miniwarsztat I: UZASADNIENIE SPOŁECZNO-EKONOMICZNE + KARTA PROJEKTU – CZYLI JAK DOBRZE ZDEFINIOWAĆ PROJEKT?

Niektórzy powiadają, że nie ważne jak się zaczyna – ważne jak się kończy. Niestety to powiedzenie nie sprawdza się w przypadku projektów. O ich przebiegu i realizacji decyduje niejednokrotnie właśnie początek projektu. Dla projektów bardziej właściwe wydaje się „pokaż mi jak zaczynasz, a powiem Ci jak skończysz”. Jednymi z pierwszych powstających dokumentów są: uzasadnienie społeczno-ekonomiczne (biznesowe), które pozwala zdefiniować projekt oraz karta projektu stanowiąca swego rodzaju umowę pomiędzy Przewodniczącym Komitetu Sterującego (Sponsorem) oraz Liderem projektu. Przewodniczący KS wpisuje do „umowy” cele projektu, a Lider deklaruje się, że je zrealizuje pod określonymi warunkami. Moi klienci w swoich metodykach stosują niewiele dokumentów, ale zawsze wśród jest zarówno uzasadnienie projektu, jak i karta projektu. W zależności od dojrzałości projektowej organizacji, kategorii projektu – różnią się zakresem czy dokładnością informacji. Nie ma „idealnego” szablonu, który można skopiować 1:1 między różnymi organizacjami czy firmami. Każda organizacja musi wypracować swój własny idealny wzorzec. Idealny będzie zresztą tylko na jakiś czas, przecież w miarę stosowania będzie wzrastać dojrzałość projektowa, a tym samym i oczekiwania od dokumentów, które mają pomagać w zarządzaniu projektem, a nie stanowić wyłącznie wymóg tej czy innej metodyki. Na wybranych przez uczestników przykładach projektów będziemy wypracowywać zakres i treść uzasadnienia społeczno-ekonomicznego oraz karty projektu. Dzięki temu każdy z uczestników będzie potrafił nie tylko zbudować szablony takich dokumentów, ale również je wypełnić w sposób użyteczny dla swojej organizacji, a jednocześnie bez nadmiernego zaangażowania czasowego.

Warsztat przeprowadzi:

Krzysztof Witkowski

Prezes Zarządu Universe-IBS sp. z o.o., specjalizującej się we wdrożeniach działających w praktyce metodyk zarządzania projektami, motywacyjnych systemów wynagrodzeń oraz wsparciu zespołów projektowych na etapie przygotowania i realizacji projektów. Brał udział w opracowaniu i wdrożeniu metodyk zarządzania projektami, programami i portfelami m.in. dla: LW Bogdanka SA, Jastrzębska Spółka Węglowa S.A., Urząd Miejski w Jaworznie, Polskie Sieci Elektroenergetyczne SA, Zakłady Mechaniczne w Tarnowie, Kancelaria Prezesa Rady Ministrów. Projekt wdrożenia systemu zarządzania projektami w GK JSW został zwycięzcą konkursu IPMA Polish Project Excellence Award 2018. Trener i autor programów szkoleń nt. różnych aspektów zarządzania. Prowadził kursy z różnych obszarów zarządzania projektami w łącznym wymiarze kilkunastu tysięcy godzin szkoleniowych. Asesor/Lead Asesor w światowej i polskiej edycji konkursu IPMA Project Excellence Award.

Miniwarsztat II: ANALIZA INTERESARIUSZY – PO CO I JAK TO ZROBIĆ DOBRZE?

Interesariusze projektu to wszyscy ludzie, którzy są zainteresowani projektem lub są w jakiś sposób przez niego ograniczani. Z punktu widzenia strategii zarządzania, lider i zespół najwięcej uwagi powinni jednak poświęcić użytkownikom produktu projektu, czyli osobom, którym będzie on służył. Analiza środowiska i interesariuszy projektu dostarcza wielu ważnych informacji osobom zarządzającym projektem. Mogą oni wykorzystać te kluczowe wiadomości jako podstawę do uwzględnienia czynników środowiskowych w sterowaniu projektem. W oparciu o wyciągnięte z analizy wnioski, Liderzy projektów mogą przyjąć różne strategie, za pomocą których mogą wpływać na kontekst projektu. Celem warsztatu jest przedstawienie podstawowych narzędzi wykorzystywanych w tej analizie oraz ich zastosowanie w oparciu o przykładowe studium przypadku.

Warsztat przeprowadzi:

Marcin Opas

Doświadczony menedżer, konsultant i trener biznesu, głównie w obszarze zarządzania. Od stycznia 2019 r. pomaga w rozwoju stowarzyszenia International Project Management Association Polska pełniąc funkcję Dyrektora Generalnego. Do stycznia 2018 r. był Prezesem Zarządu spółki Danish Technological Institute Polska, będącej członkiem międzynarodowej grupy Danish Technological Institute – renomowanego instytutu badawczo-rozwojowego zajmującego się dostarczaniem wiedzy eksperckiej i innowacji produktowo-usługowych organizacjom na całym świecie. Dzięki jego umiejętnościom menedżerskim, w ciągu 19 lat działalności spółka ponad 500 krotnie pomnożyła swój kapitał obrotowy i stała się jednym z wiodących podmiotów branży szkoleniowo-doradczej w Polsce. Z powodzeniem łączył obowiązki zarządcze z bezpośrednią współpracą z klientami poprzez świadczenie usług doradczych oraz prowadzenie szkoleń i warsztatów, których uczestnikami było kilka tysięcy osób w Polsce i zagranicą. Od ponad 20 lat pasjonuje się obszarem zarządzania projektami i może się poszczycić ponad setką z powodzeniem zrealizowanych projektów, których budżety niejednokrotnie przekraczały dziesiątki milionów złotych. Jego umiejętności i osiągnięcia docenione zostały przez tak znaczące instytucje jak Europejski Bank Odbudowy i Rozwoju, Bank Światowy czy Amerykańską Agencję Rozwoju Międzynarodowego, na rzecz których pracował na Bałkanach, Ukrainie i w Stanach Zjednoczonych.  Pomimo swej niezwykle intensywnej aktywności zawodowej, nie zapomina o stałym doskonaleniu swoich umiejętności i podnoszeniu wiedzy. Jest doktorantem Akademii Leona Koźmińskiego, certyfikowanym Dyrektorem Portfela projektów IPMA na poziomie A, asesorem IPMA Polish Excellence Award, a także abiturientem Szkoły Trenerów Wszechnicy Uniwersytetu Jagiellońskiego.

Miniwarsztat III: PRZYZWYCZAJENIA URZĘDNICZE, A ZARZĄDZANIE PROJEKTOWE. NA JAKIE PRZESZKODY NAPOTYKA BIURO PROJEKTOWE W SWOJEJ CODZIENNEJ PRACY I CZY JEST SKAZANE NA BYCIE SAMOTNĄ WYSPĄ?

Celem warsztatu jest znalezienie odpowiedzi na pytanie: jak kształtowania dojrzałość organizacji do powszechnego zastosowania metodyki projektowej i osiągać większą otwartość pracowników administracji na zmiany.

Warsztat poprowadzi:

Wanda Klepacka

Zastępca dyrektora Departamentu Strategii i Rozwoju Ministerstwa Rolnictwa i Rozwoju Wsi, od kilkunastu lat zajmuje się zawodowo analizą zmian społeczno-gospodarczych na obszarach wiejskich i w sektorze rolno-spożywczym pod kątem wyzwań rozwojowych oraz oceny efektów i programowania polityk publicznych finansowanych ze środków publicznych. Od niedawna przedstawiciel MRiRW w Fundacji Platforma Przemysłu Przyszłości oraz koordynator portfela projektów strategicznych w MRiRW

• Znaczenie kultury organizacji we wdrażaniu podejścia projektowego w administracji publicznej

Wanda Klepacka, Zastępca Dyrektora, Departament Strategii i Rozwoju, Ministerstwo Rolnictwa i Rozwoju Wsi

• Jak zorganizować PMO w administracji – dobre praktyki z Ministerstwa Finansów

Anna Zbroniec-Kwiatkowska, Naczelnik Wydziału, Departament Zarządzania Strategicznego, Ministerstwo Finansów